Privacyverklaring
september 2024
Het medewerkersnetwerk Netwerk USP Inclusief is een community voor medewerkers met een (arbeids)beperking, neurodiversiteit of (psychische) kwetsbaarheid die werken op het Utrecht Science Park en verwerkt persoonsgegevens van haar leden. Dit kunnen persoonsgegevens zijn van medewerkers van de deelnemende organisaties (Hogeschool Utrecht (HU), het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) en de Universiteit Utrecht (UU)). Het medewerkersnetwerk gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en handelt binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met deze privacyverklaring willen wij je informeren voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt, hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor jou van belang kunnen zijn.
De privacyverklaring is van toepassing op alle deelnemers en activiteiten van Netwerk USP Inclusief. De persoonsgegevens worden rechtsreeks bij de deelnemers verzameld bij het aanmelden. Dit kan via de website of uit eigen beweging via het Teamskanaal van het netwerk.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?
De Hogeschool Utrecht is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de leden die werkzaam zijn bij de Hogeschool Utrecht. Het Universitair Medisch Centrum Utrecht is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de leden die werkzaam zijn bij het Universitair Medisch Centrum Utrecht. De Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van de leden die werkzaam zijn bij de Universiteit Utrecht. Hieronder tref je de contactgegevens van iedere deelnemende organisatie.
Hogeschool Utrecht
Heidelberglaan 7
3583 CS Utrecht
088 481 81 81
UMC Utrecht
Heidelberglaan 100
3584 CX Utrecht
088 75 555 55
Universiteit Utrecht
Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
030 253 35 50
Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor een specifiek doel. In dit geval worden jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerkt:
- Voor het vormen van een community en voor deelname aan Netwerk USP Inclusief;
- Voor het bijhouden van de ledenadministratie;
- Voor het lidmaatschap van onze Teams-community;
- Voor het versturen van nieuwsbrieven;
- Voor het versturen van uitnodigingen en aanmelden voor activiteiten én het verwerken van jouw toegankelijkheids- en dieetwensen daarbij;
- Voor het maken van promotiemateriaal;
- Voor het eventueel delen van foto’s van bijeenkomsten (bijv. in Teams of op de website);
- Om je te beantwoorden wanneer je het contactformulier op de website gebruikt.
Welke persoonsgegevens verzamelt Netwerk USP Inclusief?
Afhankelijk van het doel worden de onderstaande persoonsgegevens verzameld:
- Voor- en achternaam;
- E-mailadres (zakelijk of privé);
- Organisatie waar een lid werkzaam is;
- Bij uitzondering adresgegevens (bijv. bij het versturen van een borrelpakket);
- Aanmeldformulieren en aanwezigheid activiteiten;
- Toegankelijkheidswensen (bijvoorbeeld of iemand een ringleiding nodig heeft of vooraan wil zitten i.v.m. diens beperking);
- Foto’s en/of video-opnames voor het maken van promotiemateriaal;
- Communicatie op Teams;
- Gegevens over gezondheid (dus gegevens over hun (arbeids)beperking of (psychische) kwetsbaarheid die door leden uit eigen beweging gedeeld worden in gesprekken op Teams over deze onderwerpen).
In eerste instantie worden er geen gevoelige en bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Omdat dit netwerk specifiek is opgezet voor medewerkers met een (arbeids)beperking of (psychische) kwetsbaarheid, wordt er met enige regelmaat over gezondheid gesproken, wat een bijzonder persoonsgegeven is. Hierbij zijn leden vrij om hun eigen ervaringen met hun (arbeids)beperking, (psychische) kwetsbaarheid of toegankelijkheidswensen te delen.
Bewaartermijn persoonsgegevens
De persoonsgegevens van leden worden niet langer bewaard dan nodig is. De bewaartermijnen voor de verwerkingen zijn als volgt:
- Ledenadministratie: zo lang iemand lid is.
- Aanmeldingen voor activiteiten via Teams: deze gegevens worden maandelijks verwijderd.
- Gegevens in aanmeldformulieren voor het netwerk en activiteiten via Formdesk: deze gegevens worden maandelijks verwijderd.
- Gegevens in de Teamsomgeving: berichten worden jaarlijks verwijderd uit de Teamsomgeving.
- Foto’s van activiteiten: zolang het netwerk bestaat en jij je toestemming niet ingetrokken hebt.
- Nieuwsbrief aanmeldingen: zolang een lid aangemeld is voor de nieuwsbrief of in dienst is bij een van de organisaties. Na het uitdienst treden heb je ook de mogelijkheid om je opnieuw aan te melden voor de nieuwsbrief met een privé e-mailadres.
Wat zijn de grondslagen om mijn gegevens te verwerken?
- Voor het aanmelden aan het netwerk: hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘toestemming’. Bij het aanmelden geef je expliciet toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.
- Voor het bijhouden van de ledenadministratie: hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Het belang hierbij is om samen een netwerk te kunnen bouwen. Jouw contactgegevens zijn noodzakelijk om lid te kunnen zijn van het netwerk en om deel te nemen aan activiteiten. Hierbij worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is om lid te zijn van het netwerk.
- Voor het lidmaatschap van onze Teams-community: hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘toestemming’. Je geeft je toestemming door jezelf aan te melden voor de Teams-community. Je kunt op ieder moment je toestemming intrekken en je uitschrijven uit de Teams-community.
- Voor het versturen van uitnodigingen voor activiteiten per e-mail: hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Het belang hierbij is om jou op de hoogte te brengen van aankomende activiteiten zodat je daaraan kunt deelnemen. De uitnodigingen voor onze activiteiten versturen wij per e-mail, daarom is het noodzakelijk om jouw e-mailadres (zakelijk of privé) te verwerken.
- Voor het aanmelden aan activiteiten en bijhouden van toegankelijkheids- of dieetwensen van leden: hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘toestemming’. Bij het aanmelden voor een activiteit geef je toestemming om jouw gegevens te verwerken. Voor sommige leden zijn extra of aangepaste voorzieningen nodig om deel te kunnen nemen aan de activiteiten of is het nodig om rekening te houden met dieetwensen. Hiervoor kan het nodig om deze gegevens te verwerken, zodat wij dit voor je kunnen verwezenlijken. Je kunt te allen tijde je toestemming intrekken. Je toegankelijkheids- en/of dieetwensen worden dan verwijderd.
- Voor het versturen van nieuwsbrieven: hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘toestemming’. Je kunt jezelf inschrijven voor de nieuwsbrief door je e-mailadres op te geven en expliciet toestemming te geven voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Je kunt op ieder gewenst moment jezelf weer uitschrijven en je toestemming intrekken.
- Voor het maken van promotiemateriaal en het eventueel delen van foto’s van bijeenkomsten (bijv. in Teams of op de website): hiervoor gebruiken wij de grondslag ‘toestemming’. Er wordt waar mogelijk van tevoren aangegeven dat er foto’s en/of video’s worden gemaakt en een plek gecreëerd waar men buiten beeld kan blijven. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken voor het gebruiken van je foto. Indien van toepassing; eenmaal gepubliceerde foto’s die zijn afgedrukt op papier kunnen niet meer worden verwijderd, maar zullen bij een nieuwe versie van het drukwerk niet meer afgedrukt worden.
Wie zijn de betrokkenen?
Medewerkersnetwerk USP Inclusief is een openbaar netwerk. De betrokkenen kunnen de volgende personen zijn:
- Leden die werkzaam zijn bij (of studeren aan) de HU, UMC Utrecht en UU met óf zonder een (arbeids)beperking, neurodiversiteit of (psychische) kwetsbaarheid;
- Ook personen die niet werkzaam zijn bij (of studeren aan) de HU, UMC Utrecht en UU met óf zonder (arbeids)beperking, neurodiversiteit of (psychische) kwetsbaarheid kunnen deelnemen aan het netwerk;
- Beheerders (leden van het kernteam en systeembeheerders).
Hoe zorgt het Netwerk USP Inclusief voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden op beveiligde servers bewaard met beperkte toegang. De deelnemende organisaties passen technische en organisatorische maatregelen toe, zodat de persoonsgegevens optimaal worden beschermd. Zo hebben de deelnemende organisaties passende beveiligingstechnologie in gebruik om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik. Mocht je hier meer vragen over hebben, neem dan gerust contact op met info@u-accessability.nl.
Worden mijn gegevens gedeeld met derde partijen?
Netwerk USP Inclusief is een medewerkersnetwerk van meerdere organisaties. Hierdoor worden verschillende technische ondersteuningen gebruikt door de Hogeschool Utrecht, UMC Utrecht, Universiteit Utrecht zoals Microsoft Teams (Teamskanaal), Formdesk (voor het aanmelden/inschrijven) en Maileon (voor het versturen van de nieuwsbrief). Er worden geen gegevens met derde partijen gedeeld.
Worden mijn gegevens buiten de Europese Unie gedeeld?
Jouw gegevens worden niet buiten de Europese Unie verwerkt.
Geautomatiseerde besluitvorming
Er wordt op geen enkele wijze gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming zonder menselijk tussenkomst.
Wat zijn mijn privacyrechten?
Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens heb je een groot aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Zo heb je het recht om tijdig, duidelijk en volledig te worden geïnformeerd over de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook heb je het recht op inzage, wijzigen en beperken van je gegevens. Je kunt ook verzoeken om een kopie van je gegevens te ontvangen of deze te laten verwijderen. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Je kunt hiervoor een mail sturen naar info@u-accessability.nl. Per geval zal dit dan beoordeeld worden. Daarnaast heb je het recht om je gegeven toestemming voor het verwerken van jouw gegevens te allen tijde in te trekken. Dit heeft tot gevolg dat jouw persoonsgegevens verwijderd zullen worden. Treed je uit dienst bij een van de deelnemende organisaties? Dan worden je gegevens ook verwijderd en heb je de mogelijkheid om opnieuw aan te melden met een privé e-mailadres.
De UU is het algemeen aanspreekpunt bij het uitoefenen van jouw privacyrechten als deelnemer van Netwerk USP Inclusief. Je kunt je verzoek indienen via het volgende formulier: Formulier privacy verzoek (uu.nl). Bij het indienen van je verzoek kan het mogelijk voorkomen dat we je een aantal vragen stellen om jouw identiteit vast te stellen.
Contact- en klachtmogelijkheden
Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring of heb je een klacht? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor contact opnemen met het netwerk via info@u-accessability.nl of een bericht sturen aan de Functionaris voor gegevensbescherming (FG) via fg@uu.nl. Je hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over het gebruik van jouw persoonsgegevens.
Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 september 2024. Het netwerk behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.